Документы для оформления декретного отпуска. Какие документы нужны, чтобы правильно отправить сотрудницу в декретный отпуск? Порядок написания заявления на больничный по беременности и родам Нужно ли писать заявление на декретный отпуск

Итак, для получения денег через работодателя нужно предоставить в отдел кадров пакет документов:

Последний пункт в перечне необходим, если сотрудница ранее работала в другом месте.

В подобном случае бухгалтерия новой организации не владеет достоверной информацией о величине зарплаты за расчётный срок.

ВАЖНО! Хотя часто употребляется в разговорной речи название «декретный отпуск по беременности и родам» писать такое название в документах недопустимо. Корректно указывать «отпуск по беременности и родам»

Возможно будут интересны:

Заявление на отпуск по беременности и родам

Заявление на отпуск по беременности и родам нужно писать тогда, когда сотрудница получает в женской консультации больничный лист.

Начало больничного будет являться одновременно и началом отпуска.

В нем сотрудник указывает информацию следующего характера:

• должность и ФИО адресата (начальника);
• тип документа (заявление);
• суть документа (о предоставлении отпуска по такой-то причине);
• далее излагают непосредственно саму просьбу;
• сроки отпуска;
• реквизиты листка нетрудоспособности (порядковый номер, по которому его можно найти и дату получения);
• ФИО адресата и его подпись;
• дату.

Отпуск оформляется в организации соответствующим приказом на бланке унифицированной формы Т-6. Сотрудница, уходящая в декрет,ознакамливается с ним под роспись.

Необходимые документы для выплаты через ФСС

В обычной практике заявление подаётся на имя руководителя, оформляется оно также, как заявление на отпуск.

Некоторые регионы страны: Калужская, Ульяновская область – применяют иную схему.

Тогда заявление заполняется по бланку, который предоставляется в отделении фонда. Количество страниц: 3 штуки.

Документы, которые понадобятся:

1. паспорт или временное удостоверение личности;
2. БИК и полное наименование банка (можно узнать на официальном сайте учреждения);
3. информация о счёте (предоставляется при личном обращении владельца в банк);
4. листок нетрудоспособности;
5. справка о неполучении пособия (если женщина трудится сразу в нескольких организациях);
6. СНИЛС;
7. сведения о среднем заработке, размере ставки (только если она неполная или двойная), периоде простоя (если он имел место);
8. приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам (нужны только реквизиты документа).

Также от подателя потребуют указать контактный номер телефона, место проживания (если оно не совпадает с адресом регистрации) и перечислить, какие документы прилагаются к заявлению.

Заявление на дополнительный отпуск

Такое заявление пишется если у женщины были тяжёлые роды или многоплодная беременность, установленная непосредственно во время родоразрешения, что непосредственно влияет на срок больничного.

Перечень родовых осложнений, дающих право на увеличение продолжительности послеродового отпуска, содержится в Инструкции, утв. Минздравом России от 23.04.1997 № 01-97 «О порядке предоставления послеродового отпуска при осложненных родах»

Соответствующий документ выдаётся в роддоме (больничный лист).

Само заявление на увеличение отпуска оформляется в свободном стиле, но обязательно следует уточнить количество добавочных дней (16 в случае сложных родов и 54 при вскрывшейся многоплодности беременности) и реквизиты листка нетрудоспособности.

Внутри организации на основании заявления от сотрудницы издается дополнительный приказ на продление отпуска по беременности и родам и доначисляется пособие.

Справка о размере пособия

В некоторых случаях маме требуется справка о сумме полученной денежной помощи. Запросить этот документ можно в отделе кадров работодателя.

Четких правил оформления нет.

Обычно, в шапке обозначают тип документа: справка. Затем идёт описание бумаги.

В описании указывают источники дохода (зарплата, иные выплаты и вознаграждения) и расчётный период (2 календарных года).

После идёт номер документа, дата выдачи и непосредственно сам текст справки.

Он включает информацию следующего рода:

1. Данные о страхователе (наименование учреждения или ИП, наименование органа страховщика, номер страхователя, код подлинности, телефон и адрес).
2. Данные о сотруднике (ФИО, паспорт, адрес вместе с индексом, СНИЛС, период работы).
3. Общую сумму всех перечислений на имя сотрудника (приводится числом и прописью).

Справка о периоде, за который выплачено пособие

Приказ о назначении пособия

Приказ издаётся на основании двух документов:

1. Заявления сотрудницы.
2. Больничного листа, выданного в женской консультации.

Приказ содержит перечень этих бумаг, их реквизиты.

Предусмотренной законом единой стандартной формы для этого документа нет.

Обычно приказ издают на фирменном бланке организации, где указаны ее реквизиты и ФИО руководителя. Документ стандартно содержит информацию:

1. Фамилию, имя, отчество сотрудницы-просителя, чью просьбу принято удовлетворить.
2. Должность сотрудницы.
3. Расчётный срок (даты начала и окончания отпуска).
4. Дату вынесения решения и составления бумаги.
5. Подписи обеих сторон (тем самым женщина подтверждает, что ознакомлена с содержанием бумаги).

Сведения о приказе заносится в реестр в соответствии с правилами, установленными на предприятии.

Обычно документ регистрируют в специальном журнале.

В документации недопустима формулировка : «декрет», «пособия по декрету», «декретные выплаты». Корректная терминология: пособие по беременности и родам.

Перечень документов для возмещения выплаты в ФСС

Вопросом возмещений пособий с 2017 года занимается ИФНС . Для возмещения произведенных выплат из средств ФСС понадобятся следующие бумаги:

1. Заявление с просьбой произвести возмещение расходов от имени руководителя на фирменном бланке, отражающем название и
   реквизиты предприятия.
2. Два экземпляра формы 4ФСС.
3. Расчет расходов (с детальной расфишровкой затрат).

Единой унифицированной формы справки-расчета нет.

В этом документе обязательно необходимо отразить:

• задолженности на начало и окончание периода при составления расчета;
• начисленная к возмещению сумма;
• сумма доначислений;
• не принятые к возмещению расходы;
• денежные средства,полученные от ФСС;
• перечисленные средства на оплату выплату пособий.

ФСС вправе при проверке потребовать документы, подтверждающие понесенные расходы:

• приказ о принятии сотрудника на работу;
• копию больничного листа;
• копию тудового договора;
• копию заявления на пособие (пишет беременная сотрудница);
• отчет по проведенным начислениям и подтверждение выплат сотруднику;

Если после проверки документов все в порядке ФСС подтверждает возмещение расходов организации и в в течение 3 рабочих дней отправляет копию решения в налоговые органы.

Заявление на перерасчёт пособия

Как правило заявление о перерасчете пособия по БИР необходимо если женщина уходит из .

В таком случае она может воспользоваться правом замены лет, чтобы начисления произволителись из расчета заработка за два календарныхгода перед наступлением декрета.

Написать его можно только в течение 3 лет.

При оформлении следует привести номер закона, на основании которого требуется провести процедуру(255-ФЗ от 29.12.2006), а также указать сроки (расчётный период и время отпуска).

Другие требования не предъявляются, форма написания – свободная .

При правильном подходе заполнение документации не отнимет много времени ни у роженицы, ни у кадрового специалиста или иного сотрудника, занимающегося вопросом.

Большая часть заявлений и справок пишется в свободной форме, либо по образцам, утверждённым непосредственно на самом предприятии. Содержание у них типичное, меняется только суть обращения.

Поверьте, беременная сотрудница переживает не меньше вашего, ведь ей предстоят не только роды, но и серьезная процедура оформления декретного отпуска, в которой вы можете ей, как поспособствовать, так же и помешать из-за своей некомпетентности.

Важно одно, что и работникам и работодателям важно знать процедуру оформления отпуска по беременности и родам, чтобы сэкономить время, а главное – нервы.

Общая информация

Как правильно отправить сотрудника в декретный отпуск? Если так случилось, что сотрудница объявила о своей беременности, не делайте поспешных решений.

Для начала поинтересуйтесь, какой у женщины срок беременности.

Если он совсем небольшой, то не спешите совершать какие-либо действия, ведь может случиться все что угодно.

Если же срок подходит к тридцати неделям, которые в соответствии с приказом Минздравсоцразвития № 624 являются основанием для выдачи больничного листа по беременности и родам, то вы можете спокойно искать человека, который будет временно исполнять обязанности, пока женщина будет находиться в отпуске по беременности и родам.

Что касается оформления документов, то не стоит предпринимать никаких действий, пока беременная сотрудница сама не принесет вам больничный лист .

Только после его предоставления вами может быть осуществлены действия, которые будут направлены на оформление декретного отпуска по всем правилам и требованиям закона.

Порядок оформления

Листок нетрудоспособности по беременности и родам

Что нужно для оформления декретного отпуска? В пакете документов самое важное – это листок нетрудоспособности. На основании этого документа и начинают отсчитывать сроки отпуска по беременности и родам .

Данный документ выдают в женской консультации по факту достижения женщины тридцати недель беременности.

В листке нетрудоспособности указываются паспортные данные будущей роженицы, наименование леченого учреждения, выдавшего документ, а также зафиксированный срок беременности.

Кроме тог, в листке нетрудоспособности главный и лечащий врачи ставят свою подпись, а также печать медицинского учреждения, тем самым доказывая тот факт, что документ является подлинным.

Лист нетрудоспособности обязательно составляется на специальном бланке и преимущественно на компьютере . Написанная бумага от руки листком нетрудоспособности не является.

Некоторые медицинские учреждения в данном документе могут проставлять предположительную дату родов. Работодателю проще ориентироваться на данный срок и высчитывать время пребывания роженицы в декрете.

Заявление

Еще один важный документ – это заявление на выход в отпуск по беременности и родам, составленное самой роженицей. В данном документе есть ссылка на лист нетрудоспособности.

Как написать заявление на декретный отпуск? Составляется заявление на больничный по беременности и родам на листе формата а4 . Точной и закрепленной законодательством формы составления заявления нет.

Главное, чтобы документ был направлен на имя организации и ее руководителя . Также важно указать информацию, от кого получен данный бланк.

В самом тексте заявления декретница, ссылаясь на лист нетрудоспособности, говорит о своем сроке и просит отпустить ее в декретный отпуск, сохранив за ней место в организации.

Далее ставится подпись пишущей сотрудницы и дата составления.

Заявление может быть составлено как от руки, но четким и понятным почерком, так и на компьютере .

Если в организации есть локальный нормативный акт, который рассказывает о том, как должно быть заполнено заявление – обязательно воспользуйтесь рекомендациями.

Также увидеть заявление и ознакомиться с примерами его заполнения вы сможете в интернете.

Приказ об отпуске по беременности и родам

На основании полученных документов составляется приказ об отпуске для работницы. Правда, прежде чем отправить декретницу в ее заслуженный отпуск необходимо тщательно проверить документы и высчитать сроки.

После того как вы точно уверены в том, что декрет может начаться уже сегодня, составляйте приказ.

Напомним, что приказ – это локальный нормативный акт отдельно взятой организации , который имеет юридическую силу на ее территории обязателен для исполнения.

Кроме того, с приказом должны ознакомиться все сотрудники, поэтому на некоторое время он вешается на доску информации.

Приказ утверждается печатью организации, а также подписью работодателя. Имеет строго установленную форму т — 6 (форма приказа об отпуске).

Лист нетрудоспособности, заявление сотрудницы и копия приказа отправляются ее личное дело.

Справка о том, что женщина встала на учет по беременности на раннем сроке

Если женщина встала на учет в женскую консультацию до достижения 12 недель , то она также имеет право на дополнительную выплату в размере пятисот рублей.

Правда, для этого справку о ранней постановке на учет необходимо предоставить работодателю.

Работодатель должен проверить справку, ознакомиться с ней и приобщить к личному делу, если она действительно подлинна.

Справка берется женщиной в консультации, где она стоит на учете.

Правила составления заявления

Форма

Заявление на декретный отпуск пишется на листе А4. Он должен быть чистым и не содержать посторонних надписей. Кроме того, заявление по беременности и родам должно содержать в себе определенную структуру.

В верхней части заявление указывается его адресат, а также от кого направлен данный документ. В средней части содержится информация о том, что сотрудница хочет отправиться в декрет, а также раскрываются основания данной просьбы.

В третьей, нижней части заявления указывается дата, подпись работницы и перечисляются приобщенные документы.

Данное заявление пишет сотрудница, которая отправляется в декретный отпуск. Заявление составляется на имя ее непосредственного работодателя. Если декретница работает в отделе, то она может написать заявление на имя начальника отдела

Когда пишется?

Когда писать заявление на декретный отпуск?

Заявление пишется сразу после выдачи листа нетрудоспособности (на следующий день). При составлении заявления ставится не дата получения листа, а дата подачи заявления непосредственному работодателю.

Образец заявление на декретный отпуск можно .

Приказ

Трудовой кодекс однозначно не отвечает на вопрос, нужен ли приказ.

Так или иначе, руководитель фирмы сам решает, писать его или нет .

В соответствии со статьей 255 Трудового кодекса , лист нетрудоспособности, приобщенный к личному делу сотрудницы, является прямым основанием ее отсутствия на рабочем месте.

То есть из вышесказанного следует, что наличие или отсутствие приказа – прихоть работодателя .

Форма

Если в организации предполагается наличие приказа об уходе сотрудницы в декретный отпуск, то составляться он должен по особой форме. Так, вначале указывается наименование организации, а затем номер приказа .

Также в тексте документа обязательно говорится о том, в отношении какого конкретно сотрудника он составлен и что закрепляет своими действиями.

Если приказ составляется, то с ним должны быть ознакомлены все граждане, работающие в организации. Как правило, такие документы для ознакомления вешаются на доску информации.

О записи в трудовую книжку

Как отразить декретный отпуск в трудовой книжке? Пишется ли?

Трудовая книжка при выходе в декретный отпуск работнику не выдается и соответствующие записи в нее не делаются , так как, несмотря на то, что женщина находится вне организации, ее трудовой стаж продолжает идти. Нет формулировки для записи в трудовую о декретном отпуске.

Все записи, которые могут заноситься в трудовую, представлены в статье 66 Трудового кодекса и любой желающий может ознакомиться с ними.

Что делать, если кадровик в силу незнаний внес запись об отпуске по беременности и родам и отпуске по уходу за ребенком?

Часто бывает так, что новички в кадровом деле допускают ошибки. Одна из ошибок – это занесение в трудовую книжку записи о беременности и родам или же об отпуске по уходу за ребенком.

Конечно, в таком состоянии оставлять документ работника нельзя.

Оплошность требует исправлений.

Для этого, необходимо воспользоваться руководством для кадровиков и исправить надпись.

Нельзя зачеркивать надписи в трудовой книжке .

Необходимо отступить одну строчку от неправомерной записи, и поставить дату обнаружения ошибки . После этого необходимо написать, что вышеуказанная запись является недействительной , поставить печать организации и подпись кадровика. На этом процедура исправления закончена.

Заключение

Теперь вы знаете, как вести себя с беременной сотрудницей, а главное, знаете, как правильно оформить ее декретный отпуск. В ситуации с декретницей важно вести себя как можно более компетентно , иначе это грозит нервными расстройствами и беременной женщины и вам.

В обязанность работодателя входит необходимость знать всю процедуру оформления выхода женщины в декрет. Поэтому вы, как грамотный руководитель изучите нашу статью и будьте всегда во всеоружии.

Полезное видео

О том, как оформляется декретный отпуск на работе, вы узнаете в следующем видео:

Если ваша работница скоро станет мамой, значит, не за горами тот день, когда она принесет вам заявление на отпуск по беременности и родам (БиР). К нему сотрудница должна будет приложить листок нетрудоспособности, на основании которого вы и предоставите ей отпуск.

Продолжительность отпуска по БиР

В общем случае декретный отпуск длится 140 календарных дней: 70 дней до родов и 70 дней после родов. Но в некоторых случаях он может составлять 156 календарных дней - при осложненной беременности, или 194 календарных дня - при многоплодной беременности (ст. 255 ТК РФ , ч. 1 ст. 10 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

В любом случае работодателю устанавливать продолжительность отпуска для своей работницы не нужно. Он определяет его по больничному листу, в котором конкретные даты должны быть указаны в таблице «Освобождение от работы».

Оформление отпуска по БиР с сохранением за сотрудницей ее рабочего места (должности) - это ее право. То есть она может уйти в отпуск как за 70 дней до родов, так и в более поздний срок (в пределах разумного, конечно). Пока она ходит на работу и выполняет свои трудовые обязанности, вы должны платить ей заработную плату так же, как и всем остальным своим сотрудникам.

Вместе с тем, более поздний уход в декретный отпуск не дает права женщине на его перенос. Иначе говоря, если она уйдет в отпуск на неделю позже, чем указано в ее больничном, то это не значит, что и закончится отпуск на неделю позже. Последний день отпуска в этом случае не переносится. Пособие по БиР при этом выплачивается за фактические дни отпуска.

Заявление на отпуск

Унифицированной формы заявления на отпуск по БиР не существует. Оно составляется в произвольном виде на имя руководителя организации с указанием дат начала и конца декретного отпуска.

Получив от работницы заявление и листок нетрудоспособности, вам нужно будет рассчитать и выплатить ей пособие (п. 2 ч. 1 ст. 1.4 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ), заполнить свою часть больничного и составить приказ о предоставлении работнице отпуска по беременности и родам. Оформлять отдельно приказ на выплату пособия нет необходимости.

Период отпуска по БиР обозначается в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «Р» или числовым кодом «14».

После отпуска по БиР

Работницы по окончании декретного отпуска зачастую сразу оформляют себе отпуск по уходу за ребенком. Для этого сотрудница должна будет предоставить вам копию свидетельства о рождении ребенка и заявление на отпуск. Если же она решит после отпуска по БиР выйти на работу, то специально оформлять это никак не нужно. В этом случае приступить к работе она должна будет в первый день после декретного отпуска.